Hoe we door asynchrone communicatie beter samenwerken: ontdek ons experiment

Gedaan met nutteloze videomeetings. Hoe we door asynchrone communicatie beter samenwerken

Is thuiswerken gewoon werken van thuis uit, of is het meer dan dat? Is er een oplossing om niet 8 uur per dag in videogesprekken door te brengen? We experimenteerden begin 2021 volop met asynchrone communicatie, en delen graag onze learnings.

Wieni en thuiswerken

Wieni heeft een traditie om te experimenteren met thuiswerken. In 2013 werden alle werknemers verplicht 2 weken naar huis gestuurd. Daaruit ontstond het (pré-pandemie) beleid om optioneel tot 3 dagen van thuis uit te werken per week

Vanaf maart 2020 werden we echter verplicht om quasi 100% van thuis uit te werken. We vertaalden onze fysieke manier van werken 1 op 1 naar een online equivalent. Wat op zich niet zo een grote transitie was, gezien onze ervaring met thuiswerken.

We merkten echter dat het volume van video vergaderingen een grote druk legde op de productiviteit en het energieniveau van het team. De rest van de wereld deelde die mening. 

google trends zoom fatigue

De zoekterm zoom fatigue - oftewel het gevoel dat je volledig leeg bent na een dag videobellen - ging wereldwijd pijlsnel de hoogte in ging op Google Trends vanaf maart 2020. En bleef de maanden nadien ook populair. Merk ook de correlatie op tussen de populariteit van de zoekterm en de 3 golven van maatregelen in Europa en de VS.

Samengevat. We gingen dan wel remote werken, maar fundamenteel veranderde er niets aan de manier waarop we samenwerkten.  

Dé uitdaging

Op welke manier konden we ons systeem van communiceren binnen Wieni aanpassen om hier verandering in te brengen? 

Het is niet onlogisch dat we hier tegenaan liepen. Uit een interne enquête rond communicatievoorkeuren, meer bepaald het geven en ontvangen van feedback, stond de face 2 face (video)meeting met stip op 1. 

Maar tegelijkertijd wilden we ook sleutels vinden om het menselijke zoveel mogelijk te benadrukken binnen ons systeem van communiceren. Waardevol menselijk contact dus, zonder te vervallen in 8 uur beeldbellen per dag.

Het experiment: defaulten naar asynchroon

Uit onderzoek bij bedrijven met een lange traditie in remote werken, komt één principe telkens centraal in beeld als gemeenschappelijke factor: probeer zoveel mogelijk te defaulten naar asynchroon. 

Asynchroon betekent dat communicatie van A naar B niet impliceert dat B onmiddellijk terug communiceert naar A. Een tekstdocument, een e-mail, een voicemail, maar ook geschreven communicatie binnen online samenwerkingsplatformen zijn voorbeelden van asynchrone communicatie.  

Aan de andere kant van het spectrum zit synchrone communicatie. Als A communiceert naar B, verwacht A instant feedback van B. Zowel fysieke als remote video vergaderingen behoren tot deze categorie. Maar net zo goed een telefoongesprek of een instant message met bijhorende notificatie waarvan verwacht wordt dat je er onmiddellijk op reageert.

Enkel asynchrone interne communicatie gebaseerd op long-form tekst of vooraf opgenomen video, die ingaat tegen de traditie van synchrone verbale meetings, leidt tot de noodzakelijke vermindering van vergaderingen en video calls.

Wieni gids voor interne communicatie

Een belangrijke inspiratie was de manier waarop Basecamp remote werken toepast. Hun handleiding over “How we communicate” heeft ons geïnspireerd voor onze eigen Wieni gids voor interne communicatie. Vooral omdat we merkten dat asynchroon samenwerken alleen maar werkt als er een aantal basisregels in acht worden genomen. Concreet bestaat de gids uit volgende 10 principes:

  1. Asynchroon als regel, synchroon als uitzondering. Synchrone communicatie gaat uit van instant feedback. Dit in tegenstelling tot asynchrone communicatie, waar de ontvanger feedback geeft op een ander moment in de tijd. Of anders gezegd, “mijn tijd” als default, “onze tijd” als het nodig is.
  2. Enkel asynchrone interne communicatie gebaseerd op long-form tekst of vooraf opgenomen video, die ingaat tegen de traditie van synchrone verbale meetings, leidt tot de noodzakelijke vermindering van vergaderingen en video calls.
  3. Vergaderingen zijn de laatste toevlucht, niet de eerste optie.
  4. Wie schrijft die blijft. Wie praat, produceert enkel lucht die verdampt. Als het belangrijk is: schrijf het op.
  5. Praten helpt diegene die het hoort. Schrijven helpt iedereen. Zowel mensen die er niet bij konden zijn, als toekomstige collega’s binnen 10 jaar.
  6. Verwacht van niemand om onmiddellijk te reageren behalve in geval van hoogdringendheid. De drang naar onmiddellijke antwoorden is toxisch voor productiviteit. ASAP is vergif.
  7. Slechte communicatie creëert extra werk.
  8. Geef feitelijke en ruimtelijke context. Feitelijk zijn dingen die mensen moeten weten. Ruimtelijk is waar de communicatie plaatsvindt. Bespreek een taak onder de taak, niet ergens anders.
  9. Communicatie heeft niets te maken met agenda’s synchroniseren. Schrijven of andere asynchrone communicatie worden niet tegengehouden door beschikbaarheden van je collega’s.
  10. Een goede collega is een goede schrijver. Steek tijd en moeite in wat je schrijft, hoe je het schrijft en waar je het schrijft. De kwaliteit van wat opgeschreven wordt bepaalt de kwaliteit van het werk dat eruit volgt.

Tools voor asynchroon werken

Asynchroon werken focust zich op niet-gelijktijdig schrijven in plaats van gelijktijdig praten. In de eerste plaats kan je dus teruggrijpen naar tools die dat niet-gelijktijdig schrijven ondersteunen zoals Google Docs, Microsoft Teams, en ongeveer elke project management tool die er op de markt is. Ook virtuele whiteboarding applicaties zoals Miro en Mural zijn hier erg goed in. 

loom gebruiken voor een asynchrone video meeting

Een interne briefing via asynchrone video

Maar daarnaast zijn er ook enkele andere oplossingen waar we mee aan de slag gingen. Een erg interessante piste is het experimenteren met asynchrone video. In plaats van via Zoom, Teams of Google Meet synchroon vergaderingen te doen, kan je evengoed video’s opnemen en die asynchroon naar elkaar versturen. De meest eenvoudige manier is om op je Mac Photobooth of Quicktime te gebruiken, en vervolgens de video op YouTube op te laden en de link te delen. Maar je kan ook een stap verder gaan. Een tool zoals Loom laat je toe om via een eenvoudige browser plug-in met één druk op de knop zowel je scherm als je webcam en audio op te nemen. Om deze vervolgens via een link te delen.

Je moet even uit de comfortzone en wennen aan het feit dat je in een soort van vlog modus met elkaar begint te communiceren, maar het went verrassend snel. 

Voorbeelden van asynchrone communicatie

assenkruis interactie deelnemers

Je kan interne communicatie opdelen in vier categorieën op basis van 2 parameters:

  1. Zijn er veel of weinig deelnemers?
  2. En ben je op zoek naar veel of weinig interactie?

Binnen categorie 1 (veel deelnemers, weinig interactie) zitten klassieke mededelingen. State of the Union communicatie. Waar iemand uit het leiderschap een boodschap wilt overbrengen naar de volledige organisatie. In een synchrone wereld is dit een meeting waar iedereen op hetzelfde moment aanwezig is. Niet evident, want je kaapt - gewild of ongewild - de agenda van je volledige organisatie. Bijzonder intrusief dus. Het asynchrone alternatief kan zijn om een tekst rond te sturen. Maar dat heeft wat limitaties om de nodige nuance aan te brengen. Het betere asynchrone alternatief is eenvoudig. Je neemt een video op - indien nodig met de slides in beeld - en stuurt dit rond binnen de organisatie. Iedereen kan de informatie verwerken wanneer hij of zij dat wilt. En herbekijken om de informatie beter te verwerken. En het is al helemaal een zegen voor toekomstige leden van je organisatie.

Maar ook voor categorie 2 (weinig deelnemers, weinig interactie) zit veel potentieel om het asynchroon beter te krijgen. We plannen nogal snel “even een moment” in om informatie over te brengen naar een kleiner team. Als mensen echter deel uitmaken van verschillende teams, zorgen net deze meetings voor een overlopende agenda. Dus ook hier kan je aan de slag met asynchrone alternatieven in tekst en/of video.

Categorie 3 is de meest complexe om onder handen te nemen. Maar dat geldt zowel voor de fysieke als de remote wereld. Hiertoe behoren de typische workshops van een halve dag met 20 mensen. Deze zijn in een fysieke setting al redelijk intens. Maar als je ze 1 op 1 vertaalt naar remote workshops via videoconferencing, worden ze al snel heel belastend. Hier leert onze ervaring dat het spreiden in de tijd door synchroon en asynchroon af te wisselen de beste resultaten oplevert. Je kan de context van een workshop perfect vertalen in een videobriefing, en een eerste opdracht asynchroon laten uitvoeren door de deelnemers. Om vervolgens synchroon samen te komen in een videomeeting en te bespreken. En nadien opnieuw de resultaten asynchroon te verwerken. Waardoor je de tijdsbesteding voor synchrone communicatie drastisch kan reduceren.

De vraag is of categorie 4 veel voordelen kan halen uit asynchroon. Het is heel verleidelijk om gewoon met wat mensen in een call te gaan en volop interactie aan te gaan. Toch merken we ook hier dat zelfs situaties waar 2 deelnemers interactie willen aangaan, baat hebben bij asynchroon. Je kan perfect snel je denkpistes op video zetten en delen met de andere. Die vervolgens kan nadenken, herbekijken en feedback geven. We merken zelfs dat de synchrone opvolging van de asynchrone voorbereiding vaak kan geannuleerd worden, simpelweg omdat de oplossing er al ligt. Het lijkt banaal, maar als je alles optelt, zorgen ook deze asynchrone interacties voor een substantiële daling in death by meeting en een opvallend beter eindresultaat.

Wat vonden de Wieni’s hier nu van?

In een tussentijdse evaluatie bij het team peilden we naar de invloed van asynchroon werken op autonomie, arbeidsvreugde en productiviteit.

Geeft asynchroon werken je meer autonomie?

grafiek autonomie

Wat betreft autonomie ervaarde de meerderheid asynchroon als positief. Enkele quotes ter verduidelijking:

  • “Ik kan beter en meer mezelf plannen”
  • “Ik heb controle over mijn tijd”
  • “Ik kan beter zelf mijn dag indelen”
  • “Ik kan beter bepalen wanneer ik gefocust kan of wil werken”
  • “Ik kan zelf kiezen wanneer ik bepaalde informatie wil tot mij nemen”
  • “Er is minder druk om op tijd te zijn bij meetings”

Merk je een verschil in “arbeidsvreugde”? Vind je het beter zo of net niet?

grafiek arbeidsvreugde

Wat betreft arbeidsvreugde was het genuanceerder.

  • “Er is meer sociale ontkoppeling”
  • “Het neemt de weinige momenten met sociaal contact soms helemaal weg”
  • “Je moet onthouden welke asynchrone communicatie je nog moet verwerken.”
  • “Je moet je eigen planning in het oog houden als voorbereiding nodig is voor bepaalde meetings”
  • “Soms gaat het te veel op en af, in plaats van vooruit”
  • “Je mist spontane ingevingen”
  • “Je mist wat tussen de regels door gezegd wordt en het non-verbale van communicatie”

Merk je een verschil in productiviteit?

Ten slotte zijn de meningen rond productiviteit wel opvallend gelijkgestemd.

  • “Het is veel efficiënter”
  • “Er is meer tijd om door te werken.”
  • “We switchen minder ad hoc wat beter is voor de focus”
  • “De asynchrone communicatie dwingt tot een betere voorbereiding”
  • “Het feit dat iets geschreven of in video bestaat, laat toe om te herlezen en te herbekijken. We moeten minder vaak dingen herhalen of opnieuw navragen”
  • “Hoe minder vluchtig de informatie is, hoe langer ze blijft hangen, en hoe juister die informatie zal zijn. Wat zorgt voor een betere onderlinge afstemming op korte en middellange termijn”

Wat we tot nu toe hebben geleerd uit het experimenteren met asynchroon

  1. Het expliciet erkennen als management binnen een organisatie dat er te veel meetings zijn, én hier ook een visie rond asynchrone interne communicatie aan vasthangen, wordt goed onthaald binnen een organisatie. Het getuigt van respect voor je team als je ze meer controle geeft over hun tijd, en hen de kans geeft om te focussen op waar ze goed in zijn. En ze niet te laten wegkwijnen in een niet aflatende stroom van videocalls.
  2. Het tijdloze karakter van asynchrone communicatie heeft voordelen die je niet had verwacht. De mogelijkheid om te herlezen of te herbekijken wat je anders als heel vluchtige informatie moet consumeren, is een heel krachtig voordeel.
  3. De voorbereiding die asynchroon werken met zich meebrengt, heeft een onmiddellijke correlatie met de kwaliteit van het werk dat eruit voortkomt. Als we echt eerlijk zijn, maken we er ons in het synchrone werken nogal vaak makkelijk van af. Gewoon wat slides en een uitleg erbij in een meeting naar het team gooien, en ze kunnen weer verder. Maar als je dan plots verplicht wordt om neer te schrijven waar het echt over gaat, wordt je tegelijkertijd verplicht om het veel scherper en juister te zetten. Het is niet te verwonderen dat Jeff Bezos op een bepaald moment powerpoint presentaties bande uit zijn board meetings, en iedereen verplichtte om een memo van 6 pagina’s te schrijven als voorbereiding.
  4. Het is geen “of”- maar een “en”-verhaal. De beste resultaten komen vaak uit een doordachte combinatie van zowel synchrone als asynchrone praktijken. Zeker voor categorieën 3 en 4, waar je proces écht wel nood heeft aan momenten van synchrone interactie.
  5. Asynchroon vraagt om extra aandacht voor time- en projectmanagement. Je kan niet een half uur voor een workshop even de instructie video doormailen. Je moet het voorbereiden, en die voorbereiding ook goed inplannen. Tegelijkertijd vraag je mensen binnen de organisatie om minder reactief te zijn, maar veel meer proactief. Als ze per dag 5 video’s binnen krijgen, moeten ze dat ook nog in kunnen plannen met hun andere werk. Maar het voordeel is dat ze zelf controle krijgen over die tijd, wat in synchroon werken niet het geval is.
  6. Hoewel we vooral voor interne communicatie focussen op asynchroon, werkt het ook wonderwel goed bij het communiceren met klanten of andere stakeholders buiten je organisatie. Een klassieke meeting om design te bespreken vervang je eenvoudig door een korte video die je naar de klant stuurt. Die kan op zijn beurt de opties intern in alle rust bespreken en feedback geven. Wat de kwaliteit van die feedback ten goede komt. En je toont ook respect voor de tijd van je klant. Die kan nu zelf beslissen wanneer hij of zij dat wil bekijken. Een fundamenteel andere manier van werken. Een ander interessant experiment is asynchrone video voor sollicitatiegesprekken. Zeker in een tweede fase, bijvoorbeeld in het kader van een concrete opdracht die je aan een potentiële collega geeft, is video erg dankbaar. Je kan het eenvoudig intern delen om de mening te vragen aan andere collega’s.

Maar wat betekent dat dan voor thuiswerken?

Eigenlijk is dit niet de juiste vraag. Het heeft niet noodzakelijk iets te maken met veel of weinig remote werken. De vraag is eerder: hoe zorgen we er in de veranderende context voor dat onze organisaties efficiënt en effectief blijven? En hoe zorgen we ervoor dat de mensen binnen deze organisaties betekenisvol werk kunnen doen én betekenisvolle relaties kunnen aangaan? 

Dit experiment leert Wieni dat de sleutel kan liggen in het nadenken over hoe we meer en beter asynchroon kunnen werken.

Het voordeel van die asynchrone gedachte is dat het dan veel minder uitmaakt of je van thuis uit of van op het bureau werkt. Beide zijn mogelijk. 

Het is wat Wieni betreft ook zeker geen of-of verhaal. Een van de Wieni’s vat het heel goed samen als volgt:

“We mogen niet te veel nadruk leggen op "we werken nu asynchroon", maar eerder op "we implementeren meer asynchroniciteit", of "we moeten default asynchroon denken, maar niet louter". Het is eerder een evolutie dat we asynchroner zullen werken, zonder alles te weren of te haten wat synchroon is. Het wordt een goede denkoefening om het échte nut van synchroniciteit te zien en naar waarde te kunnen schatten.”

een Wieni

Met andere woorden asynchroon als het kan, synchroon als het moet. Elke interactie waar nood is aan instant menselijke feedback moet bij uitstek synchroon blijven gebeuren.

Geprikkeld om hier zelf mee aan de slag te gaan?

Als gepassioneerde digitale experten helpen we je graag op weg.

Neem contact op