Bij Wieni vinden we je privacy belangrijk. Daarom verzamelen we bij Wieni niet zomaar persoonlijke gegevens en willen we vooral transparant communiceren over wat we met jouw persoonlijke gegevens doen.  Here it goes…

Wie is Wieni?

Wieni BVBA heeft haar maatschappelijke zetel op de Philipssite 5A, bus 26, 3001 Heverlee en heeft als BTW-nummer BE 0809.205.672. Wieni kan per e-mail worden bereikt op info@wieni.be en telefonisch op 0472 74 33 73.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?  

Als je onze website gewoon bezoekt verzamelen we geen persoonlijke gegevens.  

Als je ons een vraag stelt, ons een opdracht geeft of solliciteert bij ons, zullen we bepaalde persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en bijhouden. Hier vertellen we je om wat voor gegevens het gaat, waarvoor we ze gebruiken en hoe lang we ze bijhouden:

Voornaam en achternaam & Adresgegevens

Nogal logisch.  Enkel zo zijn we zeker dat we aan de juiste persoon antwoorden als je ons een vraag stelt, wie er bij ons solliciteert, en met wie we te maken hebben als we een contract sluiten.  We slaan deze informatie op in ons klantenbestand.

Gegevens van je bedrijf

 Zolang we samenwerken hebben we deze informatie natuurlijk nodig en zullen we die ook bijhouden.  We zullen de informatie ook daarna bijhouden, tenzij je ons laat weten dat je dit niet meer wil. In dat geval zullen we de informatie in principe verwijderen uit onze bestanden, tenzij we dat (nog) niet mogen omdat we een wettelijke verplichting hebben om bepaalde informatie bij te houden (bv. onze facturen, die moeten we bijhouden, en daar staan jouw gegevens natuurlijk op).

Telefoonnummer

Zo kunnen we je makkelijk contacteren.  We contacteren je in principe enkel telefonisch om te antwoorden op een vraag die je ons stelde, wanneer we met een opdracht voor je bezig zijn, of in het kader van een sollicitatieprocedure.  Als we denken dat we een erg goed aanbod hebben voor jou, zullen we je uitzonderlijk óók telefonisch contacteren.

E-mailadres

Je e-mailadres gebruiken we om exact dezelfde redenen.  Daarnaast is het ook mogelijk dat we je e-mailadres gebruiken om je een nieuwsbrief te sturen.  Hoewel we je sowieso niet zullen overstelpen met nieuwsbrieven, begrijpen we het als je dit soort e-mails liever niet ontvangt.  Je mag ons dat altijd laten weten of je kan je ook uitschrijven voor nieuwsbrieven via de “unsubscribe” link onderaan elke nieuwsbrief.  

Zolang we samenwerken hebben we je telefoonnummer en e-mailadres natuurlijk nodig en zullen we die ook bijhouden in ons klantenbestand.  We zullen de informatie ook daarna bijhouden, tenzij je ons laat weten dat je dit niet meer wil. In dat geval zullen we de informatie in principe verwijderen uit onze bestanden, tenzij we dat (nog) niet kunnen omdat de wet ons verplicht de informatie nog even bij te houden (bv. als je e-mailadres op onze facturen staat en we de facturen nog moeten bewaren).

Rekeningnummer

Als je ons betaalt weten we natuurlijk van welk rekeningnummer je dit doet.  We slaan dit rekeningnummer niet op buiten ons bankprogramma en/of de boekhoudtools die we gebruiken en we zullen het in principe niet gebruiken, tenzij we je zouden moeten terugbetalen!

IP-adres

Als je ons de opdracht geeft om voor jou een webapplicatie te bouwen is het mogelijk dat we je IP-adres te weten komen tijdens de bouw daarvan.  Die informatie houden we misschien even bij als dat nuttig is bij de bouw van de applicatie, maar wissen we zodra we deze informatie niet meer nodig hebben.

Informatie van sollicitanten

Als je bij ons solliciteert bevat je motivatiebrief en je CV wellicht nog heel wat andere persoonlijke gegevens.  We slaan je contactgegevens, je motivatiebrief en je CV op in ons bestand met mogelijke kandidaten, en kunnen je ook in de toekomst telefonisch of per e-mail contacteren als we denken dat er een positie op jouw maat vrijkomt.  We zullen jouw gegevens bijhouden tot op het moment dat je ons vraagt deze gegevens uit onze bestanden te verwijderen.

Als je wil dat we jou énkel contacteren in verband met de positie waarvoor je solliciteert mag je ons dat laten weten.  In zo’n geval zullen we je gegevens enkel bijhouden voor de duur van het selectieproces van de functie waarop je solliciteerde.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Je mag gerust zijn: we doen wat nodig is om jouw persoonlijke gegevens ook echt persoonlijk te houden!  Daarom nemen we allerlei beveiligingsmaatregelen, die zowel technisch (bv. SSL waar mogelijk) als organisatorisch (bv. doelgebonden toegangsbeveiliging) van aard zijn.  Wil je daarover meer informatie, mag je ons altijd contacteren.

Geven we anderen toegang tot je gegevens?

We zullen je gegevens nooit verkopen aan een andere partij!  We maken wel gebruik van de diensten van bepaalde verwerkers met wie we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten:

  • Voor de opvolging van onze projecten en voor onze boekhouding maken we gebruik van Harvest (dat is een facturatieprogramma waar we ook offertes in opmaken en timetracking mee doen) en van Exact Online (een boekhoudtool).

  • We maken ook gebruik van Google Drive, waar we een bestand per klant bijhouden om de opvolging van de projecten die we voor onze klanten uitvoeren te verzekeren (in dat mapje zit bijvoorbeeld de afgesproken timing, de aangeleverde teksten en de meeting notes, maar misschien ook bepaalde persoonlijke gegevens zoals namen en adressen).

  • Voor eventuele nieuwsbrieven maken we gebruik van Emeel (via Campaign Monitor) en het day-to-day e-mail programma dat we gebruiken (en waarin we er ook een adresboek op nahouden) is Helpscout.

Harvest, Google en HelpScout hebben servers in de Verenigde Staten en het is dus mogelijk dat bepaalde informatie daar wordt opgeslagen.  Als dat zo is, dan gebeurt dat steeds onder het EU/VS privacy shield, zodat je persoonlijke gegevens niet minder goed beschermd zijn als wanneer ze in Europa zouden worden opgeslagen.

Plaatst Wieni cookies?

Een cookie is een heel klein tekstbestandje bestaande uit letters en cijfers dat op je computer wordt opgeslagen wanneer je een website bezoekt.  Cookies worden opgeslagen in het geheugen van je browser en je kan ze altijd wissen.  Je kan je je browser ook zo instellen dat cookies niet worden geplaatst.

Op de Wieni website maken we énkel gebruik van Google Analytics en hebben we de instellingen van Google Analytics zo ingesteld dat er géén persoonlijke gegevens worden verzameld bij jouw bezoek aan de website.  Er zullen twee cookies worden geïnstalleerd op jouw computer bij een bezoekje aan de Wieni website, tenzij je je browserinstellingen zo hebt aangepast dat cookies niet worden geplaatst:

  • _gid : deze cookie blijft maar 24 uur op je toestel staan

  • _ga : tenzij je deze cookie verwijdert, zal de cookie 2 jaar op je toestel blijven staan

We gebruiken deze cookies alleen maar om de gebruikservaring op onze website te verbeteren en om te weten te komen welke delen van de website het meeste bezoekers of clicks krijgen.  We krijgen daarbij nooit te zien wélke gebruiker specifiek op wat heeft geklikt, want alle data wordt geanonimiseerd.

Hoe je cookies uit kan schakelen of verwijderen staat hier trouwens uitgelegd voor de meest gebruikte browsers:

Jouw rechten

Wil je weten over welke gegevens wij precies beschikken, wil je je je gegevens wijzigen of ons vragen om je gegevens te verwijderen uit onze systemen?  Dat kan. Je hebt volgens de geldende privacywetgeving trouwens ook recht op “beperking van verwerking”, “recht van bezwaar” en “recht op overdraagbaarheid”, maar dat is allemaal wat complexer.  Je vindt hierover meer informatie op de website van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

Heb je hierover nog vragen of wil je je rechten uitoefenen, contacteer ons dan per post (Wieni BVBA, Philipssite 5A, bus 26, 3001 Heverlee) of per e-mail (support@wieni.be).  In principe zullen we je steeds binnen de maand antwoorden.  Om zeker te zijn dat jij de persoon bent die je zegt dat je bent, hebben we dan wel een kopie van je identiteitskaart nodig.  

We zullen ons best doen om je zo snel mogelijk te antwoorden en we staan altijd open voor feedback.  Ben je toch niet tevreden over hoe we met je verzoek omgaan, kan je natuurlijk ook altijd de gegevensbeschermingsautoriteit (vroeger: de privacycommissie) contacteren.