Hoe we door asynchrone communicatie beter samenwerken: ontdek ons experiment

De Wieni gids voor interne communicatie

Hoe communiceren we intern? Wanneer en op welke manier? De volgende regels en de bijbehorende filosofie helpen Wieni om beter intern te communiceren. Het zijn geen strenge wetten, maar reiken handvaten en gedeelde praktijken aan.

  1. Asynchroon als regel, synchroon als uitzondering. Synchrone communicatie gaat uit van instant feedback, in tegenstelling tot asynchrone communicatie, waar de ontvanger feedback geeft op een ander moment in de tijd. Of anders gezegd, “mijn tijd” als default, “onze tijd” als het nodig is.
  2. Enkel asynchrone interne communicatie gebaseerd op long-form tekst of vooraf opgenomen video, die ingaat tegen de traditie van synchrone verbale meetings, leidt tot de noodzakelijke vermindering van vergaderingen en video calls.
  3. Vergaderingen zijn de laatste toevlucht, niet de eerste optie.
  4. Wie schrijft die blijft. Wie praat, produceert enkel lucht die verdampt. Als het belangrijk is, schrijf het op.
  5. Praten helpt diegene die het hoort. Schrijven helpt iedereen. Zowel mensen die er niet bij konden zijn, als toekomstige collega’s binnen 10 jaar.
  6. Verwacht van niemand om onmiddellijk te reageren behalve in geval van hoogdringendheid. De drang naar onmiddellijke antwoorden is toxisch voor productiviteit. ASAP is vergif.
  7. Slechte communicatie creëert extra werk.
  8. Geef feitelijke en ruimtelijke context. Feitelijk zijn dingen die mensen moeten weten. Ruimtelijk is waar de communicatie plaatsvindt. Bespreek een taak onder de taak, niet ergens anders.
  9. Communicatie heeft niets te maken met agenda’s synchroniseren. Schrijven of andere asynchrone communicatie worden niet tegengehouden door beschikbaarheden van je collega’s.
  10. Een goede collega is een goede schrijver. Steek tijd en moeite in wat je schrijft, hoe je het schrijft en waar je het schrijft. De kwaliteit van wat opgeschreven wordt bepaalt de kwaliteit van het werk dat eruit volgt.

Een opvallend voordeel van asynchroon werken is de kwaliteit die wordt toegevoegd vroeg in het proces. We merken dat een goede asynchrone voorbereiding zorgt voor beter werk dat daarop volgt. Helemaal in lijn met onze visie op projectsucces, het kantelen van de driehoek.

Credits: Wieni laat zich inspireren door de fantastische Guide to Internal Communication van Basecamp. We hebben de gids aangepast en vertaald naar de wereld van Wieni.