Gezamelijke projectevaluatie met een "boot" als visualisatie

Een boot is een projectevaluatie in het midden (tussenboot) en/of op het einde van het project met het hele Wieni-team dat betrokken was bij het desbetreffende project.

Boot

Een boot is een projectevaluatie in het midden (tussenboot) en/of op het einde van het project met het hele Wieni-team dat betrokken was bij het desbetreffende project. Een tussenboot is nuttig om te zien wat er beter kan in het verdere verloop van het project en wat de samenwerking (intern en met de klant) kan verbeteren. De eindboot (na het officieel live gaan van het project) behandelt het gehele project en leert het team welke fouten/valkuilen ze moeten vermijden in de toekomst maar ook wat er wel goed gegaan is en hoe ze voor gelijkaardige good vibes in andere projecten kunnen zorgen. Soms wordt er ook een boot met de klant gehouden om beide kanten van het project te begrijpen.

Tijdslijn van de boot

  • Project gaat in productie
  • Als project ongeveer 50% klaar is, wordt er een tussenboot gehouden
  • Een project manager plant de boot in, alle betrokkene medewerkers krijgen een uitnodiging in Google Calendar
  • Tussenboot vindt plaats, er worden actiepunten opgesteld en uitgevoerd
  • Project gaat live
  • Eindboot vindt plaats, er worden actiepunten opgesteld voor volgende projecten

Hoe verloopt een boot?

Heel het projectteam verzamelt zich in de gekozen ruimte met een white board (live center, board room of refter). slack Gertjan of slack Mokit tekenen het volgende op het bord:

  • naam van het project en datum van de boot
  • een boot met een zeil: wind in het zeil helpt de boot vooruit
  • het water
  • een anker, deze houdt de boot tegen

Alle aanwezigen krijgen een een stapeltje post-its en een stift. Iemand start de timer (tijd varieert per project, maar niet langer dan 5 minuten), in de tussentijd moet iedereen persoonlijk en in stilte opschrijven wat hij wel of niet goed vond aan het project, wat zorgde er voor de good of de minder good vibes?

Alle soorten topics kunnen aan bod komen, zolang het met het project te maken heeft. Bijvoorbeeld:

  • Projectaanpak, planning
    • "Doorlooptijd was te lang"
    • "Weinig samen kunnen werken aan project"
  • Relatie met de klant
    • "Er was weinig vertrouwen, alles werd in twijfel getrokken"
    • "Klant was een goede tussenpersoon voor alle partners"
    • Teamwork
      • "Leuk om samen in het livecenter door te duwen"
      • "Live gaan bij de klant was een leuke afsluiter"
      • Technische stack, kwaliteit van de code
        • "React = fun",
        • "Code is herbruikbaar voor andere projecten"
        • Design
          • "Wireframes waren goed opgebouwd met symbolen in Sketch, designen ging snel"
          • "Teveel verschillende soorten secties die nooit gebruikt gaan worden"
        • Flow, gebruiksvriendelijkheid
          • "Breadcrumbs ontbreken"
          • "Op elke pagina duidelijk waar je je bevindt"
        • Externe partners en leveranciers
          • "De API was echt slecht"
          • "De gevraagde updates kwamen heel laat door"

        Let op

        • gebruik enkel lichte post-its, deze zijn gemakkelijker om te lezen
        • schrijf groot genoeg en in hoofdletters
        • schrijf één concept op per post-it
        • scheur de post-it correct af: de post-it moet van links naar rechts of van rechts naar links afgescheurd worden. Doe het niet rustig zodat de post-it niet krult en mooi tegen het bord plakt. Dus niet van onder naar boven eraf halen

        Als de tijd verstreken is gaat iedereen één voor één bij het white board staan om zijn post-its op het bord te plakken en deze kort toe te lichten. De positieve post-its plak je boven het water, deze zijn de wind in de zeilen en zorgen ervoor dat de boot vooruit gaat. De negatieve post-its geraken onder het water, deze zijn symbool voor het anker dat de boot tegenhoudt. Hoe hoger/lager de positie, hoe sterker het positieve of negatieve gevoel is.

        De horizontale positie op het bord is ongeveer de tijdslijn van het project. Topics over de concept-fase komen links en productie rechts van het bord.

        Let op

        • plak de post-its die over hetzelfde topic gaan dicht bij elkaar om patronen te zien
        • plak geen post-its over elkaar, ook al staat er hetzelfde op

        Bij elke nieuwe post-it/topic op het bord wordt er in groep kort gediscussieerd. Zijn er andere mensen met hetzelfde gevoel? Vanwaar komt dat gevoel? Konden wij het voorkomen? Wat leren wij ervan? Eens alle post-its omhoog hangen, worden er actiepunten gedefinieerd, opgeschreven en gegeven als huiswerk aan sommige teamleden. Een paar voorbeelden van deze actiepunten:

        • 1 SPOC langs de kant van klant aanduiden voor meer gestroomlijnde communicatie
        • Opinie klant doorgeven aan het team, positieve feedback werkt motiverend!
        • Dagelijkse stand-ups hervatten, ook al duren ze 2 minuten
        • Sneller contact opnemen met externe partijen